Aké pravidlá musí zamestnávateľ dodržať pri fotografovaní zamestnancov na firemných akciách?

Firemné akcie sú plné neopakovateľných momentov, ktoré si chceme uchovať nielen v pamäti, ale aj na kvalitných fotografiách či dynamických videách. Avšak vo svete prísnych pravidiel GDPR a ochrany osobnostných práv sa obyčajné stlačenie spúšte mení na právny úkon, ktorý si vyžaduje precíznu prípravu. Vedeli ste, že bez jasne definovaného súhlasu zamestnancov sa aj nevinný príspevok na sociálne siete môže zmeniť na nepríjemný právny spor? Či už ide o zapojenie externého fotografa, poskytovanie záberov tretím stranám alebo organizáciu priestoru pre tých, ktorí si svoje súkromie strážia, správne nastavené procesy sú kľúčom k úspechu. V tomto článku, ktorý pre nás opäť pripravila JUDr. Michaela Nadubinská, sa pozrieme na to, ako zachytiť atmosféru firemného podujatia profesionálne a najmä legálne, aby jediným výsledkom boli skvelé fotky a nie pokuty.

Súhlas s GDPR nestačí

Hoci v nasledujúcich riadkoch budeme hovoriť primárne o fotografovaní, je dôležité zdôrazniť, že rovnaké pravidlá a povinnosti sa vzťahujú aj na vyhotovovanie videozáznamov. Pri dokumentovaní firemných akcií totiž stojíme na dvoch rôznych legislatívnych pilieroch. Prvým je ochrana osobnosti podľa Občianskeho zákonníka. Ten hovorí jasne – obrazový záznam fyzickej osoby sa smie vyhotoviť alebo použiť len s jej privolením. Ide o súhlas s vyhotovením záznamu, ktorým vám zamestnanec potvrdzuje, že súhlasí so samotnou prítomnosťou pred objektívom a zachytením svojej podoby.

Druhým pilierom je už spomínané GDPR, teda ochrana osobných údajov. Keďže fotografia či video konkrétneho človeka sú osobným údajom, potrebujete mať vyriešený aj súhlas so spracúvaním. Ten firme slúži ako zákonný podklad na to, aby mohla s digitálnym súborom ďalej legálne narábať – ukladať ho na firemné úložiská, zdieľať ho alebo archivovať. Stručne povedané: kým Občiansky zákonník rieši „moment cvaknutia“, GDPR rieši život výsledného záberu v systémoch vašej spoločnosti. Pre stopercentnú právnu istotu potrebujete oba.

Ak máte v úmysle fotografie alebo videá poskytnúť akémukoľvek cudziemu subjektu (napríklad obchodnému partnerovi, mediálnej agentúre alebo ich zverejniť na sociálnych sieťach), zamestnanci musia byť o tomto zámere vopred informovaní. Musia udeliť výslovný súhlas s tým, komu a na aký účel sa ich zábery poskytujú.

Čo s tými, ktorí nesúhlasia?

Je nereálne, aby mal fotograf zoznam s fotkami všetkých zamestnancov a každú tvár by si vopred overil. Aby ste sa vyhli chaosu, musíte na to ísť cez férovú komunikáciu a viditeľné pravidlá. Prvým a nevyhnutným krokom je transparentný oznam už v pozvánke na akciu, ktorý by mal znieť nasledovne:

„Na akcii sa budú vyhotovovať fotografie a videozáznamy. V prípade, ak ste neudelili súhlas s ich vyhotovením a spracovaním, nezúčastňujte sa spoločného fotografovania a nepohybujte sa v priestoroch, ktoré sú vyhradené na natáčanie.“

Ako to zvládnuť priamo na mieste? Organizačné tipy.

• Farebné odlíšenie: Pri vstupe (napríklad na registrácii) dostanú zamestnanci, ktorí súhlas neudelili, nenápadný, ale pre fotografa jasne rozpoznateľný prvok – napríklad farebný náramok, inú farbu visačky alebo špeciálny odznak. Fotograf tak hneď v hľadáčiku vidí, koho má zo záberu vynechať.

• Bezzásahové zóny: Vyhraďte v priestore zóny (napr. časť pri bare alebo salónik), kde je jasne deklarované, že sa tam nefotí ani nenatáča. To dodá ľuďom bez súhlasu potrebný pocit komfortu.

Na čo si dať pozor pri agentúrach?

Ak celú akciu zastrešuje eventová agentúra, ktorá si fotografa najíma „pod seba“, nezabudnite, že tento reťazec musí byť právne podchytený. Agentúra by vám mala garantovať, že aj jej subdodávateľ (fotograf) dodržiava rovnaké prísne pravidlá. Bez správne nastavenej zmluvy totiž v prípade kontroly alebo úniku dát ponesie hlavnú zodpovednosť vaša firma, a nie dodávateľ.

Organizácia firemnej akcie je sama o sebe náročná disciplína. Hoci sa pravidlá okolo fotografií a GDPR môžu zdať na prvý pohľad ako zbytočná byrokracia, v skutočnosti sú cestou k vzájomnému rešpektu a pohode. Keď máte procesy nastavené správne a komunikujete ich férovo, namiesto riešenia pokút a sťažností sa môžete sústrediť na to podstatné – na budovanie tímu a uchovávanie skvelých spoločných spomienok.

Autor článku: JUDr. Michaela Nadubinská, právnička

Ďalšie inšpirácie, ktoré môžete využiť v práci:

👉 Lekár, svadba, pohreb: Kedy je platené voľno a kedy neplatené? Prehľad prekážok v práci.

👉 Čo musí obsahovať pracovná zmluva a koľko môže trvať skúšobná doba?

👉 Pracovný čas – vzácna komodita pre zamestnanca aj zamestnávateľa.

👉 Dovolenka – kedy mám na ňu nárok? Môže mi šéf zrušiť dovolenku alebo ma z nej odvolať?

👉 Aké sú povinnosti zamestnávateľa a zamestnanca pri práci formou home office?

👉 Práca z domu – pravidelný a príležitostný home office, aký rozdiel je medzi nimi? 

👉 Ako mám postupovať, keď chcem dať výpoveď v práci?

👉 Kedy môžem dostať výpoveď a mám nárok na odstupné?

Ak máte záujem sledovať aktuálne pracovné príležitosti a aktuality z oblasti HR, pridajte sa k nám aj na firemnej LinkedIn stránke a firemnej Facebook stránke.